Atunci când redactați statutul este bine să țineți cont de următoarele recomandări:
👥 Praguri de prezență realiste în Adunarea Generală
Pentru ca deciziile luate în Adunarea Generală să fie valabile, trebuie îndeplinite două condiții: de prezență și de vot.
Un număr minim de membri, stabilit prin statut, trebuie să fie prezenți la ședință. De regulă, deciziile se iau cu votul majorității membrilor prezenți (de exemplu, 50% + 1).
Dacă la ședință nu vin suficienți membri și nu se întrunește cvorumul, Adunarea Generală nu poate decide nimic. În acest caz, se organizează o a doua convocare, unde regulile de prezență sunt, de obicei, mai permisive.
Recomandare: Nu setați praguri de prezență greu de atins (cum ar fi prezența a 100% dintre membrii asociați) și menționați în statut reguli mai permisive pentru a doua convocare. Pe măsură ce asociația crește, va fi tot mai greu să adunați toți membrii în același loc, ceea ce poate bloca activitatea organizației.
🏢 Posibilitatea modificării sediului de către Consiliul Director
Schimbarea sediului asociației este, de regulă, o decizie care aparține Adunării Generale. Totuși, pentru a simplifica procedurile administrative pe viitor, membrii pot decide ca această responsabilitate să fie delegată Consiliului Director.
Recomandare: Includeți o mențiune clară în statut care să permită Consiliului Director schimbarea sediului fără a mai fi necesară convocarea tuturor membrilor asociați.
Dacă doriți să vedeți mai multe despre atribuțiile organelor de conducere, de administrare și control le puteți consulta 👉
AICI.
👔 Prevederi pentru funcția de Director Executiv
Nu este obligatoriu să aveți un Director Executiv din prima zi. Totuși, este foarte util să scrieți în statutul asociației o mențiune prin care Consiliul Director poate împuternici una sau mai multe persoane (chiar și din afara asociației) cu funcții executive.
O astfel de prevedere vă oferă flexibilitate pe viitor dacă organizația crește și aveți nevoie de un manager dedicat.
⚠️ Atenție: În momentul împuternicirii unui Director Executiv, asigurați-vă că mandatele membrilor Consiliului Director sunt valabile potrivit prevederilor statutare (adică în termen) și înregistrate la Judecătorie. Altfel, împuternicirea nu va fi recunoscută oficial.
✍️ Desemnarea reprezentantului legal
Ca să nu fiți puși în situația în care aveți nevoie de semnătura tuturor membrilor Consiliului Director pentru un simplu contract sau la bancă, menționați clar în statut că o anumită persoană (de regulă Președintele Consiliului Director) are drept de a reprezenta asociația și de a semna acte juridice.
Beneficiu: Acest mic detaliu vă va economisi enorm de mult timp în relația cu partenerii, finanțatorii, băncile sau instituțiile statului.
⚖️ Respectarea responsabilităților legale
Responsabilitățile stabilite strict prin lege nu pot fi mutate de la un organ la altul.
Spre exemplu, doar Adunarea Generală are voie să aprobe bugetul. Nu puteți scrie în statut că bugetul se aprobă de către Consiliul Director, pentru că legea stabilește această responsabilitate exclusiv în sarcina membrilor asociați.
În schimb, există anumite responsabilități care pot fi gestionate fie de Adunarea Generală, fie de Consiliul Director, după cum decideți prin statut. Spre exemplu: mutarea sediului asociației sau politica generală de angajare.
📚 Pentru mai multe detalii: Mai multe aspecte despre funcționarea asociației pe care este recomandat să le parcurgeți înainte de redactarea statutului le găsiți 👉
AICI.
💻 Ședințe online și semnătură electronică
Asociațiile pot ține ședințele atât în format fizic, cât și prin mijloace electronice de comunicare la distanță (Zoom, Google Meet, etc), iar documentele pot fi semnate digital.
⚠️ Atenție la semnătură: Este valabilă doar semnătura electronică avansată sau calificată (obținută de la furnizori acreditați). O semnătură scanată sau desenată cu mouse-ul într-un PDF nu este valabilă legal.
Recomandare: Menționați explicit în statut că permiteți ședințele online și semnătura electronică pentru ambele organe de conducere și de execuție.