Guvernarea Fundației — CreștemONG

Structura de conducere, administrare și control a fundației

Descoperă cum funcționează "motorul" fundației tale: de la luarea deciziilor în Consiliul Director până la controlul asigurat de Cenzor. Această secțiune îți explică clar cine are puterea, ce responsabilități are fiecare structură și care sunt regulile esențiale pentru o conducere transparentă și legală.

💼 Consiliul Director

▼

📋 Atribuții și Componență

Consiliul Director este organul de conducere și de administrare al fundației și are rolul de a asigura realizarea scopului și obiectivelor acesteia.

Consiliul Director trebuie să aibă cel puțin 3 membri. Aceștia sunt numiți de către fondator sau fondatori chiar în momentul în care se înființează fundația.

⚠️ Situație critică: Se poate întâmpla ca, pe parcurs, să nu mai poată fi numiți membri noi conform regulilor scrise în statut. În astfel de cazuri critice, pentru ca fundația să nu rămână fără conducere, judecătoria la care fundația își are sediul poate interveni la cererea oricărei persoane interesate. În această situație judecătorul va numi noi membri ai Consiliului Director printr-o procedură specială și rapidă, denumită ordonanță președințială.

🎯 Principalele responsabilități

✓ Stabilește strategia generală și programele fundației

✓ Aprobă bugetul de venituri și cheltuieli și bilanțul contabil

✓ Alege și revocă cenzorul sau comisia de cenzori

✓ Înființează filiale

✓ Încheie acte juridice, în numele și pe seama fundației

✓ Execută bugetul de venituri și cheltuieli

✓ Aprobă organigrama și strategia de personal a fundației

✓ Modifică statutul fundației

✓ Alte atribuții prevăzute de lege sau în statut

🎯 Schimbarea scopului fundației

Schimbarea scopului fundației se face în limite extrem de stricte:

• Această modificare poate fi făcută numai de către fondator sau de majoritatea fondatorilor în viață

• Dacă niciunul nu mai este în viață, scopul fundației se poate modifica doar cu întrunirea votului a patru cincimi din numărul membrilor Consiliului Director și numai dacă acesta a fost realizat în tot sau în parte până la momentul modificării sau nu mai poate fi îndeplinit pe viitor

⚠️ Conflictul de Interese

Conflictul de interese apare atunci când un membru al Consiliului Director trebuie să ia o decizie care i-ar putea aduce un beneficiu direct lui sau familiei sale.

📌 Regulă: Dacă un membru are un interes personal sau prin rude (până la gradul IV) într-o problemă supusă la vot, acesta nu poate participa la deliberare sau la vot.

⚖️ Consecințe

Membrul care încalcă această regulă este responsabil pentru daunele cauzate fundației, dacă fără votul său nu s-ar fi obținut majoritatea necesară adoptării deciziei.

⚠️ Atenție la finanțări! Pe lângă prevederile legale, majoritatea contractelor de finanțare nerambursabilă, indiferent de finanțator interzic conflictul de interese. Spre exemplu: Dacă fundația contractează firma unui membru al Consiliului Director pentru prestarea de servicii foto, acele costuri pot deveni neeligibile (le plătiți din banii fundației) sau finanțatorul poate rezilia întregul contract, în funcție de regulile stabilite între fundație și finanțator.

🏛️ Reglementare Cod civil

Pe lângă legea specifică organizațiilor neguvernamentale, conflictul de interese este reglementat și de alte acte normative, precum Codul civil. Conform acestuia, un act juridic poate fi anulat dacă a fost încheiat în frauda intereselor fundației de către un membru al organului de administrare. Acest risc apare dacă persoana care încheie actul, ori rudele sale (soț/soție, părinți, copii, rude până la gradul al patrulea inclusiv), au un interes personal în acel contract, iar cealaltă parte implicată știa sau ar fi trebuit să știe acest lucru.

⚠️ Recomandare importantă:

Vă sfătuim să evitați cu strictețe orice situație de conflict de interese. Pe lângă anularea actelor încheiate, astfel de acțiuni pot atrage sancțiuni grave, inclusiv de natură penală.

📅 Ședințele Consiliului Director

▼

Fundațiile pot ține ședințele atât în format fizic, cât și prin mijloace electronice de comunicare la distanță (Zoom, Google Meet etc.), iar documentele pot fi semnate digital.

⚠️ Atenție la semnătură: Este valabilă doar semnătura electronică avansată sau calificată (obținută de la furnizori acreditați). O semnătură scanată sau desenată cu mouse-ul într-un PDF nu este valabilă legal.

Este recomandat ca în statut să menționați explicit că permiteți ședințele online și semnătura electronică pentru ședințele Consiliului Director.

📄 Documentele obligatorii

Pentru orice ședință trebuie întocmite două documente, semnate la final de către persoanele prezente, fie olograf, fie electronic:

1. Proces-verbal: Consemnează cine a fost prezent/absent în cadrul ședinței, împuternicirile între membrii Consiliului Director, modalitatea de convocare, dacă s-a întrunit cvorumul și principalele discuții, votul asupra subiectelor dezbătute etc.

Un model orientativ găsiți 👉 AICI.

2. Hotărâre: Reprezintă documentul care consemnează deciziile finale luate.

Un model orientativ găsiți 👉 AICI.

⚖️ Contestarea hotărârilor

Hotărârile luate în conformitate cu legea și statutul sunt obligatorii chiar și pentru membrii Consiliului Director care au lipsit sau votat împotrivă.

Orice membru care a lipsit sau a votat împotrivă (și care a cerut consemnarea votului negativ în procesul-verbal) poate ataca hotărârea în instanță dacă aceasta a fost adoptată cu încălcarea prevederilor legale sau statutare.

Termenul: Cererea de anulare se depune în termen de 15 zile la judecătoria unde fundația își are sediul (termenul de 15 zile începe să curgă chiar de la data desfășurării ședinței, cu condiția ca membrul să fi votat împotrivă sau din momentul în care a aflat despre hotărâre, dacă a fost absent).

🔍 Cenzorul

▼

🏛️Cadru legislativ

Deși legislația pentru fundații face trimitere directă la regulile asociațiilor, funcția de control este obligatorie pentru a supraveghea modul în care Consiliul Director gestionează patrimoniul fundației. Din cauza practicii variate a instanțelor, recomandarea noastră este să numiți un Cenzor încă de la înființarea organizației, iar pe măsură ce fundația crește vă puteți gândi la o Comisie de Cenzori.

🎯 Principalele responsabilități

✓ Verificarea, cel puțin o dată pe an, a modului în care este administrat patrimoniul fundației (banii și bunurile)

✓ Întocmește rapoarte pe care le transmite Consiliului Director

✓ Poate participa la ședințele Consiliului Director pentru a fi la curent cu deciziile, dar fără a avea drept de vot

✓ Alte atribuții prevăzute de lege sau de statut

⚠️ Incompatibilitate: Un membru al Consiliului Director nu poate fi în același timp și cenzor. Controlul trebuie să fie independent.

💡 Recomandare

Pentru a asigura transparența și separarea funcțiilor se recomandă ca funcția de control să fie exercitată de către:

• Fondatori, dacă aceștia nu sunt și membrii ai Consiliului Director

• Un terț, cum ar fi un contabil autorizat sau un expert contabil

💡 Comentarii și Recomandări

▼

✅ Condiții de validitate a deciziilor

Pentru ca deciziile luate în cadrul Consiliului Director să fie valabile, trebuie îndeplinite două condiții: de prezență și de vot. Un număr minim de membri, stabiliți prin statut, trebuie să fie prezenți la ședință. De regulă, deciziile se iau cu votul majorității membrilor prezenți (de exemplu, 50% + 1).

🔄 A doua convocare și cvorum

Dacă la ședință nu vin suficienți membri și nu se întrunește cvorumul, Consiliul Director nu poate decide nimic. În acest caz, se organizează o a doua convocare, unde regulile de prezență sunt, de obicei, mai permisive. Astfel, este recomandat ca în statut să nu setați praguri de prezență greu de atins (cum ar fi prezența a 100% dintre membri) și să menționați în statut reguli mai permisive pentru a doua convocare. Pe măsură ce fundația crește, va fi tot mai greu să adunați toți membrii în același loc, ceea ce poate bloca activitatea organizației.

⚙️ Director Executiv - flexibilitate pentru viitor

Nu este obligatoriu să aveți un Director Executiv din prima zi. Totuși, este foarte util să scrieți în statutul fundației o mențiune prin care Consiliul Director poate împuternici una sau mai multe persoane (chiar și din afara fundației) cu funcții executive. O astfel de prevedere vă oferă flexibilitate pe viitor dacă organizația crește și aveți nevoie de un manager dedicat.

⚠️ Atenție la validarea mandatelor: În momentul împuternicirii date unui Director Executiv, asigurați-vă că mandatele membrilor Consiliului Director sunt valabile potrivit prevederilor statutare și înregistrate la Judecătorie. Altfel, împuternicirea nu va fi recunoscută oficial.

✍️ Reprezentare și semnătură - simplificați procesele

Ca să nu fiți puși în situația în care aveți nevoie de semnătura tuturor membrilor Consiliului Director pentru un simplu contract sau la bancă, menționați clar în statut că o anumită persoană (de regulă Președintele Consiliului Director) are drept de a reprezenta fundația și de a semna acte juridice în relația cu partenerii, finanțatorii, băncile sau instituțiile statului. Acest mic detaliu vă va economisi enorm de mult timp și vă va scuti de explicații suplimentare în fața terților.