Prin monitorizare ne referim la colectarea și înregistrarea informațiilor despre un proiect / program / activitatea unei organizații, pentru a avea o imagine de ansamblu și constantă a activităților, pentru a oferi feedback regulat cu privire la modul în care merg lucrurile și pentru a ajuta organizația să ia decizii.

Prin evaluare ne referim la urmărirea îndeplinirii a ceea ce a vizat un proiect / activitatea unei organizații. Scopul principal este de a ajuta organizația să reflecteze și să învețe din ceea ce face, observând cât de departe a ajuns și identificând modificări/ schimbări necesare de implementat.

Monitorizarea și evaluarea sunt importante astfel încât organizația să conștientizeze atingerea obiectivelor sale. De exemplu, prin monitorizarea proiectelor curente veți înțelege cu ușurință dacă este nevoie de schimbări la nivel strategic pentru ca organizația să funcționeze mai eficient. 

ATENȚIE! Putem spune că există un proces de monitorizare și evaluare pentru organizație doar în cazul în care avem o planificare strategică clară, care are un plan de implementare ce este monitorizat și evaluat. Faptul că diverși donatori ne impun un cadru specific de monitorizare și evaluare al proiectelor finanțate NU înseamnă că avem un astfel de proces la nivel de organizație. 

ATENȚIE! Doar dacă există un sistem scris și formalizat la nivel de organizație asupra reflecției din diferite activități atunci putem să vorbim despre un proces structurat de învățare în organizație. Dacă acest proces de reflecție nu este documentat și folosit ulterior pentru alte activități, atunci nu putem să vorbim de un proces coerent în acest sens.